Son muchas las razones por las que una gestión con Historia Clínica física no puede ser mejor a una gestión basada en una sistematización del consultorio.

No tener una lista de cumpleaños de los pacientes, no saber quién nos debe, no saber cuántos pacientes faltaron en el mes, no saber inmediatamente la cita de un paciente, no saber el histórico de asistencia de cada paciente, no tener un control de profilaxia, volumen de documentación que aumenta a diario, la falta de ubicación de las HC o pérdida de la misma, etc. Son innumerables los ejemplos que lleva a tener un perjuicio el usar Historias Clínicas físicas en la gestión diaria de nuestro consultorio.

No solo es una costumbre, el llevar el control en HC físicas, es lo que se supone nos lo enseñaron así y no pretendemos mejorar. Hoy en día, no se estima correcto llevar una gestión de HC físicas si se desea mejorar, si se quiere progresar a través del tiempo y llevar nuestro consultorio a un crecimiento sostenible. No se avanza mirando solo los ingresos, no se mejora viendo cuantos pacientes nuevos hubo en el consultorio. Si eso fuera cierto, vean estos ejemplos;

Caso 1: Octubre ingresos S/ 5,500, Noviembre ingresos S/ 6,500 y Diciembre ingresos S/ 7,500. En este caso, el consultorio tiene un nivel de ingresos sostenible en el tiempo (aunque sea muy corto el análisis), pero da la impresión que estamos en crecimiento económico, Pero si analizamos los egresos tenemos este resultado: Octubre egresos S/ 6,000 y el resultado del mes es S/ -500, Noviembre egresos S/ 7,000 y el resultado del mes es S/ -500, Diciembre egresos S/ 8,500 y el resultado del mes es S/ -1000. Es decir, todos los meses es pérdida. Los egresos aumentan por múltiples razones, por gastos ajenos al consultorio, por gastos nuevos como marketing, por compras de materiales o equipos que no se van a usar de inmediato ni es productivo, por pérdida de tiempo en un tratamiento, por pago de deudas atrasadas, etc. Esto nos hace ver que los egresos aún pagándose el sgte mes pertenecen al periodo de análisis y muchas veces deben ser considerados para el resultado en el mismo periodo. CONCLUSIÓN: no solo los ingresos es el único indicador a analizar mensualmente.

Caso 2: Octubre hubo 15 consultas nuevas, Noviembre hubo 20 consultas nuevas, Diciembre hubo 30 consultas nuevas. Aquí aparentemente  la gestión de marketing ha funcionado y se ha conseguido cada vez más pacientes al consultorio. Pero veamos otro indicador real. Octubre hubo 3 pacientes captados, Noviembre hubo 2 pacientes captados, Diciembre hubo 1 paciente captado. Ante esto solo nos queda ver que este consultorio cada vez capta menos pacientes sin importar cuantos pacientes nuevos vengan a la consulta por primera vez. Lo que nos hace perder dinero, incluso, si cobramos la consulta. CONCLUSIÓN: El control de marketing no solo es la cantidad de pacientes nuevos que llegan al consultorio, sinó, la cantidad de pacientes captados, el ingreso o producción por operador, volumen de venta, tratamientos terminados, tratamientos de mayor valor, tratamientos de mejor rentabilidad, etc.

Estos dos casos nos hacen pensar que llevar un control físico en ambos consultorios es muy tedioso hacerlo y solo nos limitamos a tener la “sensación” de una mejora cuando en realidad no es así. Nos quedamos con la idea que la gestión física es un procedimiento normal y no nos damos cuenta el dinero que se pierde, el recurso que se desperdicia, el tiempo que se emplea en exceso, los materiales que se consumen demás o cualquier valor que estemos perdiendo en el consultorio. En realidad, llevar la gestión con Historias Clínicas físicas no nos hace tener un control correcto y eso es igual a no tener control. El consultorio está a la deriva.